Cómo crear un calendario interactivo y lograr tus sueños

Existen herramientas colaborativas realmente útiles para lograr que las tareas se vuelvan parte de una rutina fácil de compartir, organizar y, sobre todo, perfeccionar.

Los calendarios interactivos son herramientas digitales pensadas para emprendedores, empresarios, profesionales o, simplemente, para quienes sueñan y se están preparando para llegar a serlo. Es así, puesto que su función principal es permitirnos pensar sobre:

• Qué es lo que se tiene que hacer en cada momento.
• Con quién, dónde, por cuánto tiempo, con qué fines y cómo.

Aunque, claro está, también dan lugar para que los usos avancen de acuerdo con la experiencia de cada usuario.

Herramientas para crear un calendario interactivo

La vida se flexibiliza desde la globalización, desde la masificación del uso de Internet y, especialmente, desde que estalló la pandemia y transformó nuestras vidas. Así, las agendas se han vuelto imprescindibles, pero el viejo formato en papel no siempre se adapta a las nuevas necesidades.

Sin embargo, gracias a nuestro correo electrónico, el móvil, el ordenador de escritorio, el Notebook o el reloj inteligente, podemos tener todo conectado por medio del calendario interactivo, así como otras herramientas colaborativas que nos facilitan la organización.

Una notificación puede advertirnos sobre una tarea que debemos comenzar en 15 minutos, en media hora, mañana o incluso la semana próxima. Es más, desde el calendario interactivo, ¡con un solo clic podemos acceder a una conferencia virtual!

Estas herramientas colaborativas permiten también buscar huecos horarios en común, para poder anotar con facilidad una cita, una reunión, una videollamada o un turno. Al estar disponible en distintos dispositivos, siempre puede revisarse en casa desde el PC, así como en la calle con un móvil. ¡No importa dónde estés!

En este sentido, para la gestión de proyectos hay herramientas colaborativas más o menos conocidas, más y menos eficaces que se pueden articular con nuestros calendarios interactivos. ¡Vamos a verlas!

Google Calendar

Sí, así es, Google Calendar es también un calendario interactivo muy eficaz para la planificación conjunta de proyectos, pues todos los miembros de un equipo pueden acceder y modificar las tareas simultáneamente. Además, no tenemos que preocuparnos de llevar un control de distintas versiones del calendario.

Sin embargo, no es perfecto. Sus limitaciones aparecen cuando abordamos los pequeños detalles a la hora de planificar y organizar proyectos. Google Calendar no ayuda a visualizar el orden de las tareas, el cumplimiento, el seguimiento y la dependencia de una sobre otra. Muy difícilmente puede encontrarse un lugar donde las actividades pendientes estén agobiando y saturando al equipo.

Aprovechando la gestión de Google Calendar de crear varios calendarios en simultáneo, y seleccionar cuáles deseas ver en cada ocasión, podemos organizar nuestros calendarios de formas diferentes:

• Por participante. Es posible crear calendarios separados para los integrantes del equipo y, así, señalar en ellos las tareas de cada uno. Además, los coordinadores de cada grupo pueden revisar quién es el que debe entregar una siguiente etapa del proyecto. Puede seguir, entonces, a cada uno de los trabajadores y saber cuánto trabajo tiene por delante.
• Por proyecto. Se puede crear un calendario interactivo para cada uno de los proyectos principales en los que esté trabajando nuestro equipo, e introducir en él los tiempos de planificación de las tareas y los objetivos intermedios que han de alcanzarse. De esta manera, podremos estimar qué es lo que se está realizando bien y replantear qué habrá que modificar para ser más eficientes.

Calendario interactivo de Excel

Uno de los primeros programas que aprendemos a usar cuando aterrizamos en el mundo de la informática, es el paquete de software Microsoft Office. Por eso, es frecuente el uso de las plantillas de Excel para transformarlas en un calendario interactivo e, incluso, una parrilla de contenidos.

Cuando desde Microsoft notaron el uso que se le daba a sus plantillas, buscaron adecuarse a la realidad y brindaron plantillas prediseñadas que sirvieran para hacer más fácil el trabajo y la vida de sus usuarios. Así, el tiempo laboral vuelve a reducirse para permitir hacer énfasis en otras tareas necesarias.

Sin embargo, como es un instrumento creado para actividades genéricas que no se cuelgan en la web, no es tan beneficioso como otras herramientas colaborativas. Será necesario, por lo tanto, crear un lenguaje común para alterar el archivo y dejarse mensajes entre los miembros del equipo.

El siguiente paso también puede ser molesto, ya que los continuos archivos modificados pueden ser muy perjudiciales para la salud de la bandeja de entrada del correo electrónico. Por ende, se podría decir Excel es una gran herramienta para almacenar los archivos con las planificaciones finalizadas, más que para el proceso mismo.

Notion

Además de ser una de las mejores apps para escribir textos y notas, Notion es una fantástica herramienta para la gestión de proyectos. Esta aplicación es tan fácil de instalar como cualquier otra y su descarga es gratuita.

Cuenta con funcionalidades de todo tipo que pueden ayudarnos a llevar un registro muy preciso sobre las tareas de cada integrante del equipo, así como trabajar en conjunto, crear wikis, compartir archivos finales, generar formularios, entre otras opciones.

Trello

Otra app que no puede faltar en nuestro móvil si necesitamos gestionar un proyecto es Trello. La particularidad de esta aplicación es la de los tableros, en los que se puede organizar un proyecto a través de listas con tarjetas en las que se puede planificar todo tipo de tareas, responsabilidades, columnas, actividades, detalles, colores.

Además, Trello se puede vincular muy fácilmente con otros servicios como Google Calendar, Drive o realmente muchas otras.

Doodle

Esta herramienta organiza ideas y mapas mentales para alcanzar un mayor nivel de eficacia, eficiencia y efectividad. Con esta herramienta colaborativa, podemos colaborar con el resto del grupo a la vez que planificamos.

Finalmente, cabe destacar que el calendario interactivo es clave tanto para nuestra vida personal como profesional. En sectores como el marketing digital, la restauración y otros muchos, supone una herramienta básica para gestionar proyectos con la máxima eficiencia, eficacia y efectividad.